Sutarties vizavimas ir pasirašymas

1. Siuntimas vizavimui ir pasirašymui

Supildžius sutarties kortelę (užpildžius privalomus laukus), kairiame viršutiniame Sutarties kortelės kampe mygtukas tampa aktyvus. Paspaudus mygtuką, pradedate sutarties vizavimo/tvirtinimo ir, jei sutartis bus pasirašoma el. parašais, pasirašymo procesas.

1 pav. Aktyvus mygtukas „Vizuoti ir pasirašyti“

Pagal sutarties kategorijai nustatytą sutarties tvirtinimo seką jos dalyviai gauna užduotį „Pavizuokite sutartį“. Bet kuris sutarties tvirtinimo sekos dalyvis gali sutartį patvirtinti, atmesti arba persiųsti kitam darbuotojui.

Kaip nustatyti sutarties tvirtinimo seką - žr. "Sutarčių modulio nustatymai".

2. Autoriaus vizavimas/tvirtinimas

Pirmiausia užduotį „Pavizuokite sutartį“ gauna ją iniciavęs (supildęs sutarties kortelę) asmuo – kad dar kartą galėtų patikrinti suvestus sutarties duomenis:

Jei sutarties iniciatorius pildydamas sutarties kortelę nurodė sutarties kainą, viršijančią leistiną pagal sutarties kategoriją (žr. "Naujos sutarties įkėlimas" p.2.9.), sistema įspės apie viršytą tai kategorijai leistiną sutarties limitą ir neleis patvirtinti sutarties – mygtukas „Patvirtinti“ neaktyvus:

2 pav. Sutarties vizavimo užduoties pavyzdys

3 pav. Įspėjimo dėl sutarties sumos ir neaktyvaus tvirtinimo mygtuko pavyzdys

3. Mygtukas Patvirtinti

Jei sutarties tvirtinimo sekos dalyvis vizuoja/tvirtina sutartį, spaudžiamas mygtukas . Sistema siunčia užduotį vizuoti/patvirtinti sutartį sekančiam pagal sutarties tvirtinimo seką darbuotojui.

4. Mygtukas Atmesti

Jei sutarties tvirtinimo sekos dalyvis nesutinka vizuoti/tvirtinti sutarties, spaudžiamas mygtukas . Paspaudus mygtuką „Atmesti“, sistema prašo nurodyti atmetimo priežastį:

4 pav. Atmetimo komentaras

Komentaras yra privalomas, jo neįrašius, atmetimo funkcija neveikia.

Bet kuriam sutarties tvirtinimo sekos dalyviui atmetus sutartį sistema grąžina sutartį sutarties iniciatoriui (autoriui).

5. Mygtukas Persiųsti

Bet kuris sutarties tvirtinimo sekos dalyvis turi galimybę savo užduotį persiųsti kitam darbuotojui papildomam tvirtinimui arba deleguoti užduotį atlikti už jį:

5 pav. Užduoties persiuntimas/delegavimas

6. Sutarties pasirašymas

Tais atvejais, kai įkelta ranka pasirašyta sutartis, sutarties tvirtinimas baigiasi ją patvirtinus paskutiniam tvirtinimo sekos dalyviui. Sistema sutartį registruoja – jei pildant kortelę nebuvo įvestas sutarties numeris (žr. "Naujos sutarties įkėlimas" p. 2.4.), suteikia sutartims suderinto formato numerį. Sutarties statusas tampa pasirašyta:

6 pav. Pasirašytos sutarties statuso pavyzdys

Jei sutartis pasirašoma el. parašais, paskutiniam vizavimo/tvirtinimo sekos dalyviui patvirtinus sutartį, užduotį "Pasirašykite dokumentą" gauna pasirašantis sutartį įmonės darbuotojas, o sutarties šalies atstovas išorėje gauna kvietimą pasirašyti sutartį el. paštu, nurodytu Pasirašančio įmonės išorėje (Išorinis parašas) kortelėje:

7 pav. Užduotis "Pasirašykite"

Atidarius užduotį, matome, kad sistema jau suteikė sutarties numerį, o paties sutarties dokumento statusas tampa "Pasirašoma":

8 pav. Pasirašomos sutarties statusas

Paspaudus mygtuką sistema nukreipia į Dokobit platformą, kur galima pasirinkti pasirašymo būdą. Galimi pasirašymo būdai: mobilusis parašas, lustinė kortelė arba USB laikmena ir Smart -ID priemone:

9 pav. Sutarties pasirašymas per Dokobit platformą

Pasirašius sutartį, jos statusas tampa "Pasirašyta", sutartiesss pasira6ymo procesas baigiasi:

10 pav. Pasirašytos sutarties statusas