Naujos sutarties įkėlimas

Norint įkelti naują sutartį į Sutarčių modulį, reikia atlikti šiuos veiksmus: 1. Atidaryti naują sutarties kortelę; 2. Užpildyti sutarties kortelę; 3. Įkelti pačią sutartį.

1. Sutarties kortelė

1.1. Atsidarę sutarčių registrą paspauskite mygtuką -naujame lange atsidaro nauja sutarties kortelė:

1 pav. Sutarties kortelė

2. Sutarties kortelės pildymas

Kortelėje šalia laukų yra komentarai, paaiškinantys, kokią informaciją turite pateikti. Ženkliukas šalia komentaro reiškia, kad lauką privaloma užpildyti.

2.1. Laukas Sutarties šalis

Lauko pildymas priklauso nuo to, ar jau buvote sudarę sutartį su konkrečia sutarties šalimi, ar sutartį su sutarties šalimi sudarote pirmą kartą.

2.1.1. Kai sutartis sudaroma su sutarties šalimi, su kuria dar jokia sutartis nebuvo sudaryta, turite užpildyti sutarties šalies kortelę. Norėdami atidaryti naują sutarties šalies kortelę, paspauskite mygtuką , esantį lauko pabaigoje:

2 pav. Kaip atidaryti Sutarties šalies kortelę

Atsidaro naujas langas – Sutarties šalies kortelė:

3 pav. Sutarties šalies kortelė

Užpildykite sutarties šalies kortelę. Kortelėje galite pridėti ir sutarties šalies banko sąskaitą, paspausdami mygtuką kairėje apatinėje kortelės dalyje.

Kai visi privalomi laukai užpildyti, kairėje viršutinėje kortelės dalyje mygtukas tampa aktyvus – jį paspaudus Sutarties šalies kortelė užsidaro, o Sutarties kortelėje laukas “Sutarties šalis” užsipildo.

2.1.2. Jei sutartis sudaroma su sutarties šalimi, su kuria jau buvo sudaryta bent viena sutartis – tiesiog pradėkite rašyti pirmąsias sutarties šalies pavadinimo raides – sistema pateikia pasirinkimų sąrašą, iš kurio pasirenkate reikiamą:

4 pav. Sutarties šalių sąrašo pavyzdys

2.2. Laukas Sutarties kategorija

Pasirinkite sutarties kategoriją iš sąrašo:

5 pav. Sutarties kategorijų sąrašo pavyzdys

Kaip sukurti sutarčių kategorijas – žiūrėkite Sutarčių modulio nustatymai.

2.3. Laukas Sutarties tipas

Pasirinkite sutarties tipą iš sąrašo:

6 pav. Sutarties tipų sąrašo pavyzdys

Kaip sukurti sutarties tipus– žiūrėkite Sutarčių modulio nustatymai

2.4. Laukas Sutarties Nr.

Šį lauką pildykite, jei sutarties šalis, su kuria sudaroma sutartis, yra suteikusi sutarčiai numerį. Jei lauką paliksite tuščią, numerį suteiks Sistema.

2.5. Laukas Padalinys

Spustelėjus lauką Padalinys lengvai pasirinksite savo įmonės padalinį, kuriam priklauso sutartis.

Pasirinkus padalinį, laukas Padalinio vadovas užsipildys automatiškai.

2.6. Laukas Pavadinimas

Įrašykite sutarties pavadinimą taip kaip jis parašytas sutartyje.

2.7. Laukas Sutarties pradžios data

Pasirinkite kalendoriuje sutarties įsigaliojimo datą.

2.8. Laukas Sutarties pabaigos data

Pasirinkite kalendoriuje sutarties pabaigos datą. Laukas neprivalomas, nes ne visų sutarčių pabaiga apibrėžiama data.

2.9. Laukas Sutarties suma

Įrašykite sutarties kainą be PVM.

Šis laukas yra kontrolinis – jei sutarties suma viršija leistiną pagal pasirinktą sutarties kategoriją ir/ar tipą, sistema įspės apie tai, kai gausite užduotį „Pavizuokite sutartį“ - žiūrėkite skyrių "Sutarties vizavimas ir pasirašymas".

2.10. Laukas Vizuotojai

Šį lauką sistema užpildo automatiškai pagal pasirinktus sutarties kategoriją ir tipą.

2.11. Laukas Papildomi vizuotojai

Šiame lauke galite nurodyti darbuotojus, kurių nėra sutarties vizavimo/tvirtinimo sekoje, bet konkrečiu atveju reikia į seką neįtraukto darbuotojo vizavimo/tvirtinimo. Kitu atveju šį lauką palikite tuščią.

2.12. Laukas Ranka pasirašyta

Jei sutartis, kurią keliate į sistemą jau pasirašyta ranka, pažymėkite šiame laukelyje varnelę. Toliau eikite į punktą 3.

Jei sutartis bus pasirašoma/yra pasirašyta el. parašais, šis laukas turi likti tuščias.

2.13. Pasirašančiųjų el. parašu įrašymas

Jei sutartis bus pasirašoma el. parašais, laukas Ranka pasirašyta turi būti nepažymėtas, sutarties kortelėje atsiranda galimybė įrašyti pasirašančiuosius sutartį:

7 pav. Pasirašančiųjų įrašymas

Paspaudus atsidaro pasirašančiojo darbuotojo kortelė:

8 pav. Pasirašančio sutartį darbuotojo kortelė

Lauke Darbuotojas iš sąrašo pasirinkite pasirašantį darbuotoją, o lauke Parašo tipas iš sąrašo pasirinkite pasirašymo tipą. Spauskite mygtuką . Kortelė užsidaro.

Paspaudus , atsidaro kitos sutarties šalies pasirašančiojo kortelė:

9 pav. Pasirašančio (įmonės išorėje) kortelė

Užpildykite reikalingus laukus. Spauskite mygtuką . Kortelė užsidaro.

Sutarties kortelėje atsiranda el. parašais pasirašančių asmenų lentelė:

10 pav. Pasirašančių asmenų lentelė

2.14. Priedai ir versijos

Jei sutartis turi priedus, kuriuos norima turėti atskirai (ne viename faile su sutartimi) arba tais atvejais, kai atsiranda nauja sutarties versija, naudokitės sutarties kortelės apačioje esančia skiltimi Priedai ir versijos:

11 pav. Skiltis Priedai ir versijos

Paspaudus mygtuką , atsidaro sutarties versijos kortelė:

12 pav. Sutarties versijos kortelės pavyzdys

Įveskite aprašymą ir pasirinkite pasirašymo būdą - žr. aukščiau p. 2.12-2.13. Kaip įkelti sutarties versijos ar priedo dokumentą - žr. sekančiame skyriuje "Sutarties dokumento įkėlimas".

3. Sutarties dokumento įkėlimas

Atidarius naują sutarties kortelę, sutarties dokumentą galite įkelti bet kuriame kortelės pildymo etape.

Sutarties dokumentą galime įkelti 2 būdais – spaudžiant mygtuką arba naudojant „Drag & Drop”.

3.1. Spauskite mygtuką :

13 pav. Add Sutarties failas mygtukas

Sistema nukreipia į jūsų kompiuterio dokumentus:

14 pav. Sutarties dokumento įkėlimas

Pagal nutylėjimą sistema rodo .pdf formato failus, bet galite pasirinkti „Visi failai“, kad galėtumėte įkelti bet kokio formato failą. Pasirinkite reikiamą dokumentą.

3.2. „Drag&Drop” būdas

Dokumentą galite įkelti tiesiog nutempdami failą į „Add Sutarties failas“ lauką:

15 pav. Dokumento įkėlimas nutempiant failą

Jei sutartis bus pasirašoma el.parašu, įkeliamas dokumentas turi būti .pdf formato.